いきなりですがタスク管理で困っていませんか？
ノートや付箋、デジタルでもたくさんのアプリがあり、たくさんの人が色々な手法をオススメしていてぶっちゃけ決めきれない！って感じになっていないでしょうか？
その終止符を打つために今回はTodoist というアプリを紹介します。
実際に僕はノート、付箋、ホワイトボード、その他のアプリを経由して、Todoistにたどりつき、いまでは4年以上つかっていて、経理総務のタスク管理をしています。
効果としては・・・
・年1回、半年に1回などの業務も忘れず進めることができます。
・もちろん毎日のルーティン業務、突発的業務も完璧です。
・さらにマネジメントやマニュアルとしても優秀な使い方ができます。
大袈裟ではなく、僕はこれなしではポンコツになってしまうほど頼り切っているアプリです。
ではこのTodoistの詳細をお伝えします。
Todoistとは？ Todoistでできること
タスク管理
まずは基本機能です。タスク管理。
付箋と一緒で、やることをどんどん追加して1つのカードで管理するような感じです。
プロジェクトごとにグループ分けをすることもできますし、順番の入れ替えも簡単です。
日付指定と繰り返し指定
これが結構重要な機能です。
経理・総務では繰り返しの業務が多くあると思います。
毎日・毎週・毎月・毎年とかさらに半年後に一回だけとか突発的なものもありますよね？
この機能がないと実行するたびに再度タスクを作成しないといけない。
またはチェックボタンを押さずに運用する。といったことになります。
あとで詳しく説明をしますがこの繰り返し機能が業務マニュアルをつくるのに最重要な機能となります。
共有
Todoistは自分だけで使ってもいいですし、自分のタスクを共有することもできます。
ビジネスアカウントだと組織のタスクとして参加メンバーで管理することもできるようになります。
これにより、部署全体、特定の部下、会社全体などのプロジェクトマネジメントも可能になります。
「あの作業やった？」「いまこれはどんな状況？」などの会話や進捗確認のためのミーティングも必要なくなります。また、日報をたどって確認することも必要ないですね。
アサイン
部下やチームでタスクを特定の人にって時に使えます。「え？Aさんがやると思ってた・・・」ってことが防げます！
また仕事を抱えすぎてたり、余裕があったりも把握しやすくなります。
説明（メモ）
メモというと大した機能じゃないように感じますが、これが結構重要です。
例えば毎月の資料作成というタスクがあるとします。
その時に使うデータがどこにあるか、作るときの注意点などを記載できます。
あとで説明しますがマニュアル作成にもこの欄が必須となります。
今日発生して今日こなすタスクであれば必要ないかもしれませんが、基本的にはこの説明欄に詳細を書くようにしています。
なぜ中小企業の経理・総務におすすめなのか
まず、中小零細企業では業務の総合的なシステムというのが導入されていないところがほとんどだと思います。
特定の販売管理、営業管理、会計、勤怠だけはあるけど、各個人の業務のサポートとなるようなのは導入されていなかったり。
また、そのようなソフトは存在はするけどだれも使いこなせていないとか、それぞれ好きなやり方で管理しているのが実態かと思います。
自分のところの会社もそうでした。
各個人でノートに書いて覚え、それを見返して進めていく。
周りの人を見てもこのような流れでした。
おすすめの理由としては経理・総務は突発的なものも多いですが、基本的にはルーティン業務が多いからです。
会計入力、支払、入金確認、通知、データ更新、書類作成、資料作成
など毎月や毎週、毎日することが大半をしめます。
そのような繰り返しのタスクが多いのであれば自動的に「今日はこれをやりな！」って通知をしてくれれば助かりますよね？
「やるべきことを探す」より「やるべきことを通知してもらう」のほうが圧倒的に楽で、漏れもありません。脳のリソースを、発展的なことや突発的なタスクにつかえるようになります。
どうしても突発的なことをしていたらルーティン業務を忘れてた。。っていうのもありますからね。
Todoistで変わった業務の進め方
マニュアルの作成
業務マニュアルの作成ですが、これもたくさんのパターンがあると思います。
書面で残すパターン、ワードやエクセルだけで残すパターン、ただのメモ書き・・・
担当のセンスで大きく差が出ます。
またマニュアルの実務上1番の問題は、誰も更新をしようとしないことです。
例えば「パワポで作って、それを書面にして参考にしている。」という例を考えてみましょう。
まずは、その書面を探す。
ここが変わってから変えないと。って思いデータを探す。
データのありかがわからない。
なんとか見つけてもよくわからないバージョンがたくさんある。
もう、めんどくさいですよね。
てか、自分は分かってるし忙しいからあとでいいや。
となり、マニュアルの元データの更新はされることなく、書面に雑に手書きメモで残します。
このような感じで運用手順がめんどくさいのでそもそもろくに運用されなくなってしまいます。
現在自分はTodoistに手順も集約させて記載しています。
これはマニュアルと同様の働きをしてくれます。もちろん1から手取り足取りの画像付きの説明はできませんが、同部署の経験者ならそこまで必要ないので割と大丈夫です。
1つのタスクごとに、説明欄があるので自分に何かあってもわかるように説明を書いておきます。
むしろ年1回の業務とかであれば自分すら手順を覚えていないことが多いので大いに助かります。
「どこに保管しているデータで、どこをどの数字で更新して、誰にメールで送信。書面は不要。」とか
「契約書上とは入金方法が異なり毎月入金ではなく年1回３月に一括で入金がある」
「Aのデータと現在の会計データの付き合わせ、差異はA部長に毎月報告と原因究明をする。」
など、タスクには書き込めないけど、あったら助かる情報をセットで管理できます。
これにより担当者が不在、退職してもある程度は引き継ぎが可能ということです。
基本的には退職であれば、引き継ぎ期間がありその時に行うと思いますが、退職だけでなく、病気、怪我など急に不在になることも想定すると日々積み上げていく方が楽ですよね。
あと退職の場合も、辞めるとなるとぶっちゃけ綿密に引き継ごうと思わない人もいますからね。
このようにこれまでのマニュアル管理の概念がガラッと変わるかもしれませんが、
・Todoistでタスクを見る
・説明欄でやり方を確認、更新が必要ならその場で更新
たったこれだけで大丈夫です。
実際に直近で管理していた複数の会社の1つの経理総務部門の管理を手放すことがありました。
そこでこのTodoistでの管理を勧めました。引き継ぎ先の担当へアカウントをつくってもらい、こちらでやるべきタスク、その説明を詳細にして使ってもらうようにしました。
実際にほとんど引き継ぎという時間をとらずに
「とりあえずTodoistに思い当たる全てを記載しているので探してみてください」という感じで実際に引き継ぎが完了しました。
こういった事例をマニュアルを一から作りさらに口頭での説明、ノートにメモをとりながらということをしていたら結局その伝えた先の人が退職する際はまた同じようにしないといけないという連鎖になります。
普段の業務と引き継ぎが大きく変わるマニュアル作成の例でした。
部下の業務進捗の確認
先述したとおりTodoistではアサインという機能があります。タスクをどのユーザーに振り分けるか、という機能です。
個人利用のうちは全く気にしない機能なのですが、プロジェクトを複数人で行う場合、タスクの割り振りをする時に使います。
これはどのタスクを自分がやればいいか、という機能が主なのですが、部下が割り振ったタスクを放置していないかなどのチェックにも大いに役立ちます。
難しそうだから後回しにしていて放置しているのも丸わかりです。
プロジェクト管理、部下の管理といったところでもタスクレベルで把握ができます。
ワークフロー化
これはサブタスクと言った機能をつかいます。タスクの中に小さいタスクを作っていける機能です。
さきほどのマニュアル作成にも近いところがあるのですが、突発的な業務が起きた際もまずは最後までの流れをイメージして全てタスク化していきます。
例えば、会社で車を買うという事例を取り上げます。
車両、購入元選定
売買契約締結
車庫決定
車庫証明取得
名義変更手続き
保険申請
納車
多少場合によって前後しますが大まかにいうというような流れです。
さらに、このタスクの中にも細かいタスクがあります。
サブタスクのなかにもサブタスクは作れますが、あまり深い階層にするのは見にくくなるのでお勧めできません。
車庫証明の取得には申請書を書いて、駐車場の図も書かないといけません。
名義変更には委任状、印鑑証明が必要です。
こういったことをあらかじめピックアップする時間を作り、あとはそれに沿って進める。
という形で業務を行うようにします。
Todoistか手書きのノートか
よく導入する際に弊害になるのが「手帳やノートでやってるからいい」というものです。
もちろんそれで問題が起きていないならいいのですが以下のような問題がよくあります。
記載方法にもよりますが、
ページをめくってしまうのでタスクが流れていく。
タスクなのかメモなのかぱっと見わからない。
他人が全く把握できない。
確かに手書きのノートを完全に排除することはオススメできません。
タスク以外にも情報をメモすることはよくありますよね。
自分の運用方法ですが
・打ち合わせ時にはノートを持って入ります。
・メモをとりながら、タスクにはわかりやすい印をつけておきます。
・その後自分の席にもどったら、Todoistにその印をつけたタスクだけ追加します。
これでノートにはメモ、タスクはTodoistにという状態が完成します。
自席で電話をとるときも同様です。
手書き管理は確かに書いて覚えるという利点もありますが、経理、総務部に関してはルーティーン業務も多いため毎回チェックマークを消したり、そもそも書き直したりと無駄な作業が増えてしまいます。
また、期日が来た際にもノートは通知をしてくれません。過ぎ去っても自分で気づくしかないのです。
先ほどの運用方法だと手書きのいいところとアプリのいいところの両方を生かすことができます。
Todoistか付箋か
手帳と同時に付箋も同じように使っている人が多いと思います。
自分も付箋を使うことがあります。
ただ、付箋を使うのは「最優先」の時。つまり、今は手が離せないけど直後に行う必要があるような時です。
たとえば急ぎで電話しないといけないタスクだとします。
でも今は金庫室に印鑑をおさめに行かないといけない。
戻り次第すぐに対応。
というときですね。
そんなの忘れないだろ、って思うかもしれませんが、人はあっさり忘れたりします。
金庫室の帰りにスマホがなったり、呼び止められたりしたらもう流れていってしまいます。
そうなったときでも付箋を自分のデスク、例えばキーボードやマウスに貼っておけば次の動作の時に確実に目に入ります。
こういう事例ではTodoistより付箋が楽で実行力が強いように感じます。
実際の日々の流れ
ここでは自分のTodoistの使い方をお伝えします。
個人のタスクとして
机の上の整理
2Lの水を机の上に
書類トレーを出す
デスクトップの整理
メールの削除
書類トレーの整理
有価証券の株価確認と報告
Todoの確認
このような朝一の基本ルーティンがあります。
これは仕事を溜めない、放置しない、整った状態で作業することで「今やるべきことに集中する」という効果のために行っているルーティンです。
最後のTodoの確認で、本日やること、後回しでいいことなどに順位をつけて行います。
これによりタスク作成時から状況が変わっていても対応ができます。
ここまでタスク化している人は少ないかもしれません。
ただちょっとした思考も全て頭から出すことで、本当に思考が必要な時のために脳を休めておける。と言った感じです。ぜひ試してみてください。
数あるアプリでなぜTodoistなのか
ここまで紹介してきたように、基本的な機能は備わっています。
タスク作成、説明、アサイン、コメント、共有、日時設定と繰り返し機能
これらだけで十分です。
さらにアンドロイド、Windows、iPhone、MacOS、iPad どれでもアプリで使用できます。
ログインもアドレスとパスワードで簡単です。
このように
・網羅性があるのにシンプル
・導入が簡単
・デバイスを選ばない
と言った点が優れています。
他社のアプリだと、繰り返し機能がなかったり、アプリがなくてブラウザ版だけだったり、対応していないOSがあったり。
また、導入、ログインが複雑だったり。
結局シンプルではない、基本機能が網羅されていないという点で使い続けることができなくなります。
使い始めた頃は他のアプリにも浮気してみましたが、結局このTodoistに落ち着きました。
もちろん会社によって色々なやり方があるかもしれませんがとりあえずどのアプリにしようかと悩んでるようでしたらTodoistを一度入れて試してみたら良いかと思います。
Todoistを導入してみよう
ここまで説明を見ていただきありがとうございます。
あとは実際に無料でアカウントを作って触ってみたら合うか合わないかわかると思います。
導入も全く複雑じゃないのでぜひ試してみてくださいね！
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